La Ville de Royan a souhaité développer une application web pour la gestion des demandes d’organisation de manifestations (associatives, publiques, privées…) sur son territoire, également utilisée par les services du Syndicat Mixte Portuaire Estuaire Royan Océan La Palmyre. Ce développement permet d’offrir une vue d’ensemble sur l’occupation du domaine public, une prise de décision adaptée pour une planification cohérente.
Cette application web est accessible depuis tous lieux disposant d’une connexion internet. Les organisateurs possèdent un compte personnel pour y déposer leurs demandes et consulter leur suivi. Des règles claires pour chaque partie présentent de réels avantages :
Pour les organisateurs
- Bénéficier d’une demande simplifiée
- Avoir un suivi en temps réel
- Gagner en réactivité de réponses
Pour les gestionnaires
- Pouvoir définir l’opportunité (qualitative, quantitative et technique)
- Avoir le choix d’une programmation répondant aux besoins de la Ville
- Fluidifier le traitement et la mise en œuvre de la planification.
Toute demande d’organisation de manifestation faite par un autre moyen fera l’objet d’une réponse courrier qui invitera l'organisateur à la saisir sur le site de la Ville.
Cette gestion exclut les demandes pour l'occupation de la Salle Jean GABIN, la Galerie Louis SIMON et l'Espace d'Art Contemporain, ainsi que la programmation des matchs sportifs annuels.
Pour les demandes d'occupation des gymnases et de l'Espace Cordouan, merci de vous rapprocher du Service des Sports au 05 46 39 56 55 -
Une démarche en trois étapes pour les organisateurs
1 - Création du compte
Toute demande nécessite de la part des organisateurs la création d’un compte pour y déposer une demande.
2 - Intention préalable
La déclaration d’intention préalable survient minimum 6 mois avant la date de l’événement. Cette gestion permet au Comité de Pilotage de se réunir une fois par mois, pour valider l’opportunité des demandes et d’émettre un avis favorable ou non.
Toute décision favorable n’induit pas une validation du matériel et reste sous réserve du dispositif de sécurité et la délivrance d'un arrêté municipal. Cette validation de date et lieu ne reste qu'un accord de principe conditionné. Dans un second temps, le demandeur est invité à remplir le formulaire « complément d’informations » minimum 4 mois avant la date de son événement. Ce n’est qu’après analyse de ce document que le demandeur reçoit une réponse de mise à disposition du matériel disponible.
3 - Complément d’informations (sécurité, demandes techniques, débit de boissons...)
Si 4 mois avant la date de l’événement, l’organisateur n’a pas rempli le formulaire, une notification par mail lui est envoyée pour lui signifier l’annulation de la programmation de sa manifestation.
Lorsque l’organisateur a rempli ce formulaire, celui-ci est envoyé aux services compétents. Il peut suivre toutes les étapes en temps réel sur son compte.
La Ville de Royan offre aux organisateurs, ici, un guide utilisateur en ligne et un accompagnement personnalisé sur rendrez-vous au CyberAtlantys - Espace Pelletan ( - 05 46 39 56 94)
Une Ville, un domaine portuaire, deux compétences distinctes
Territoire géré par la VILLE DE ROYAN Territoire géré par Le SYNDICAT MIXTE PORTUAIRE ESTUAIRE ROYAN OCÉAN LA PALMYRE
